Universidad Gran Mariscal de Ayacucho
Asesor: Lic. Xiomara Vilasmil
El concepto de gestión hace referencia a la acción y a la
consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que
gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la
realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar,
por otra parte, abarca las ideas
de gobernar, disponer dirigir, ordenar u
organizar una determinada cosa o situación.
La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho
proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización,
dirección, coordinación, control.
Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado
para lograrlos.
Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de
manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas
específicas.
Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los
miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. A
partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que
pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir
a las metas de una empresa.
Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una
organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas
funciones simultáneamente
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están
totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe
ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la
ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la
empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca
comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.
comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.
Gestión Administrativa.
“La Gestión a nivel administrativo consiste en brindar un soporte
administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales
de una entidad, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja
competitiva revelada en los estados financieros”.
Propósitos de la Gestión Administrativa.
Gestionar el sistema de información contable (contabilidad financiera y
analítica).
Detectar y anticipar las necesidades de financiación de la empresa y a su
vez seleccionar la combinación de fuentes de financiación que permitan
satisfacer las mismas de la forma más eficiente
Analizar desde el punto de vista administrativo las decisiones de la
empresa en cuanto a: inversiones, políticas comerciales, precios de los
productos, presupuestos, etc.
Factores que afectan el Control de
Gestión.
Dentro del contexto de factores que influyen en el control de gestión de
una organización tenemos factores tanto internos como externos:
Factores Internos.
- El sistema de organización jerárquica de la empresa u Organigrama funcional.
- La forma de dirigir la organización de los propietarios
- El sistema de información que maneje la organización.
Factores Externos.
- La competencia externa, que obliga a adoptar estrategias diferentes.
- La legislación aplicable: Leyes, Reglamentos, Códigos, etc.
- La utilización de nuevas tecnologías para promocionar los productos.
Limitaciones del Control de Gestión.
- Las posibles limitaciones que pueden afectar un adecuado control de gestión son:
- La forma o el tipo de objetivos plasmados en la planificación estratégica, lo cual condiciona el control de gestión.
- La estructura de la empresa, sus áreas, responsables, funciones.
- El tipo de empresa según su tamaño y volumen, lo que implica que el control de gestión sea más riguroso según exista mayor necesidad de control.
- La formación y capacitación del factor humano que hace que el control de gestión sea altamente desarrollado.
Entorno: Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o
completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave
del desarrollo de la empresa.
Los objetivos de la empresa: Condicionan el sistema de control de
gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y
medioambientales, etc.
La estructura de la organización: Según sea funcional o divisional, implica
establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control
también distintos.
Tamaño de la empresa: Está directamente relacionado con la
centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la
descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente
en la toma de decisiones.
Cultura de la empresa: En el sentido de las relaciones humanas en
la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar
el sistema de incentivos y motivación del personal.
Los fines de la gestión.
Los fines más específicos de un adecuado sistema de control de gestión son
los siguientes:
Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de
decisiones.
Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de
los objetivos.
Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y
su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.
Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de gran importancia para la
consecución de los objetivos.
Elementos de la gestión.
Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los
presupuestos.
La planificación: Consiste en adelantarse al futuro eliminando el nivel de riesgos e
incertidumbres, está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente,
así como con la obtención de información básicamente externa, los planes se
materializan en programas.
El presupuesto: Está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma
más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto
aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza
para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una
implicación directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar
directamente con los responsables a fin de conseguir una mayor implicación del
personal en la consecución de los objetivos.
La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la
contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no
coinciden, las causas principales pueden ser:
Errores de método: Debido a la poca descentralización y falta
de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.
Errores en la relación medios–fines: Consiste en el incorrecto uso de los
medios, etc, estas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto
estratégicas (revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas
(revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos). Podemos citar otras
herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el
establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos.
Competitividad: Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus
costos, ya sea de producción, comercialización o administración; por otro lado,
deben incrementar constantemente su productividad.
Control: Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los
distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y
organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.
Integración: Es importante integrar la información de las áreas
vitales de la empresa como finanzas, producción y ventas, es decir, aquellas
aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al
cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear,
administrar y distribuir productos.
Hay metas estratégicas, tácticas y
operacionales y por tanto habrá planes estratégicos, tácticos y operacionales
Las metas estratégicas piensan a la
universidad como un todo, las tácticas a nivel departamento (facultades,
escuelas superiores, institutos) y las operativas a nivel de casa trámite o
proceso
Una meta estratégica es si la universidad
va a implementar convenios de colaboración con otras instituciones
universitarias, ONG u organismos públicos
Una meta táctica es intentar que tal
carrera sea de excelencia
Una meta operacional es establecer un
sistema de control sobre la asistencia y puntualidad de los profesores
Limitaciones
“Los sistemas de contabilidad y de control interno no pueden dar a la
administración la suficiente evidencia de que se ha alcanzado los objetivos a
causa de limitaciones inherentes”.
Dichas limitaciones incluyen:
El usual requerimiento de la administración de que el costo de un control
interno no exceda los beneficios que se espera se derive.
- La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones que no son de rutina.
- El potencial para error humano debido a descuido, distracción errores de juicio y la falta de comprensión de las instrucciones.
- La posibilidad de burlar los controles internos a través de la colusión de un miembro de la administración o de un empleado con partes externas o dentro de la entidad.
- La posibilidad de que una persona responsable por ejercer un control interno pudiera abusar de esa responsabilidad.
Tipos de gestiones
Gestión
Tecnológica: Es el proceso de
adopción y ejecución de decisiones sobre las políticas, estrategias, planes y
acciones relacionadas con la creación, difusión y uso de la tecnología.
Gestión Social: es un proceso completo de acciones y toma de
decisiones, que incluye desde el abordaje, estudio y comprensión de un problema,
hasta el diseño y la puesta en práctica de propuestas.
Gestión de
Proyecto: es la disciplina que
se encarga de organizar y de administran los recursos de manera tal que se
pueda concretan todo el trabajo requerido por un proyecto dentro del tiempo y
del presupuesto definido.
Gestión de
Conocimiento: se trata de un
concepto aplicado en las organizaciones, que se refiere a la transferencia del
conocimiento y de la experiencia existente entre sus miembros. De esta manera,
ese acervo de conocimiento puede su utilizado como un recurso disponible para
todos los miembros de la organización.
Gestión
Ambiente: es el conjunto de
diligencias dedicadas al manejo del sistema ambiental en base al desarrollo
sostenible. La gestión ambiental es la estrategia a través de la cual se
organizan las actividades antrópicas que afectan el ambiente, con el objetivo
de lograr una adecuada calidad de vida.
Gestión
Estratégica: es un útil curso del
área de Administración de Empresas y Negocios que ha sido consultado en 3593
ocasiones. En caso de estar funcionando incorrectamente, por favor reporta el
problema para proceder a solucionarlo.
Gestión
Administrativo: es uno de los temas más
importantes a la hora de tener un negocio ya que de ella va depender el éxito o
fracaso de la empresa. En los años hay mucha competencia por lo tanto
hay que retroalimentarse en cuanto al tema.
Gestión
Gerencial: es el conjunto de actividades orientadas a la producción de bienes
(productos) o la prestación de servicios (actividades especializadas), dentro
de organizaciones.
Gestión
Financiera: se enfoca en la
obtención y uso eficiente de los recursos financieros.
Gestión Pública: no más que modalidad menos eficiente de la
gestión empresarial.
Otros beneficios que ofrecen los
sistemas
- Integridad de los datos
- Confiabilidad en la información del sistema
- Definición de un solo flujo de trabajo
- Definición de las reglas del negocio
- Sistema basado en resultados
- Sistema para manejo de diferentes tipos de Industria
- Sistema con tecnología de punta
- Mejoras en los servicios al cliente.
- Mejora en los tiempos de respuesta.
- Reducción de costos.
- Reducción del costo de calidad.
- Permite una rápida adaptación a los cambios.
